Зачастую на тренингах на вопрос «Какие 3 фактора наиболее важны для успешной реализации проекта?» звучат ответы: «качественно проработанный план проекта», «наличие финансирования», «наличие компетенций», «доступность иных ресурсов», «хороший менеджер проекта». И только однажды был ответ, что для успешной реализации проекта очень важно выстроить коммуникации. Мы не говорим, что все перечисленное выше не важно. Мы хотим добавить, что управление коммуникациями также очень важно для успеха проекта.
Что такое коммуникации? Это обмен значимой для стейкохлдеров проекта информацией. И здесь возникает ряд других вопросов. Кому в проекте нужна информация? Какая? Сколько? Когда? А что значит полезная информация? А что будет, если информация не поступит? Или поступит, но не та или не вся? Или поступит, но поздно? Какие возникают риски и кто от них может пострадать?
Часто проектной команде видится, что коммуникации – это то, что получится само собой, и незачем что-то планировать и выстраивать. Нередки случаи, когда в проекте и так много проблем и задач, которые нужно решать одновременно и «прямо сейчас», и, следовательно, не до коммуникаций, потому что в сравнении с прочими проблемами они кажутся легкой задачей.
Почему так происходит, что коммуникациям в проектах не уделяется должного внимания? Сложно ответить сразу, так как причин может быть много.
Чтобы не запутаться во всех этих вопросах и поисках ответов, для начала нужно понять отправную точку для выстраивания плана коммуникаций.
Такой отправной точкой будет реестр заинтересованных сторон с их ожиданиями – большую часть ответов мы найдем именно там. Каждая заинтересованная сторона хочет получать информацию о ходе выполнения проекта в каком-то виде. Если в реестре заинтересованных сторон мы не увидели такого ожидания – это вовсе не означает, что оно отсутствует. Возможно, стейкхолдер сам еще не понял, что хочет получать информацию, или, возможно, мы не спросили его об этом. В любом случае полезно вернуться к каждому с вопросом об ожиданиях коммуникаций, их форматов, частоты и сроков.
Еще есть такое наблюдение: проектные команды, которые реализовали сколько-то проектов и вынесли из них определенные уроки, обычно уже пришли к пониманию важности коммуникаций. Только их внимание сосредоточивается на управлении коммуникациями с внешними заинтересованными сторонами, мы называем их внешними коммуникациями. А вот коммуникации внутренние при этом выпадают из поля зрения. И этому есть объяснение – команда состоявшаяся, коллеги знают друг друга. Зачем какие-то формальности?
Может и не нужны формальности, только важно помнить, что мы все очень разные. И каждый из нас одну и ту же информацию понимает по-своему – мы так устроены. Почему? Этот вопрос – к психологам. Нам это следует принять как факт. Вспоминаются слова одного проектного менеджера с богатым опытом. Он сказал: «На заре моего проектного опыта я подсознательно был убежден, что мои коллеги думают так же, как я, в то же самое время и ровно о том же. Я быстро понял, что это не так, когда, не получив нужную мне информацию, о которой мой коллега «должен был догадаться по умолчанию», я просрочил выполнение своего задания. Из-за этого пострадала вся команда – мы задержали сроки». Задержка сроков – один из наиболее значимых и распространенных проектных рисков. И это пример того, как сбой в коммуникациях привел к реализации этого риска.
В проектных командах присутствует много неформальной коммуникации. Что с ней делать? Ею можно и нужно управлять. Члены команды не должны догадываться и сами решать: что, кому и когда сказать. Одна из задач менеджера проекта заключается в настройке этих каналов и управлении потоками информации внутри команды. И не нужно забывать о новых членах команды, которые могут присоединиться к проекту не с самого начала – они не должны выискивать нужную информацию о том, с кем и как можно и нужно выстраивать коммуникации. Пришел, прочитал, пошел делать. И к слову, внешние неформальные коммуникации тоже никто не отменял.
Резюмируя, можно сказать, что отлаженные процессы управления коммуникациями в проекте – одна из важных областей на пути к успеху проекта.
Как научиться лучшим методикам проектного управления?
Узнайте о возможностях обучения в Академии бизнеса Б1
Оставьте свой комментарий